BAB III Kebijakan dan Perencanaan Sistem

    A. Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Organisasi

    Dalam struktur organisasi bisnis, peran manajemen pada umunya dibedakan dalam tiga strata, dari yang teratas hingga kebawah, yaitu top level, middle, dan lower level. Semakin ke atas, semakin sedikit jumlah orangnya, akan tetapi, semakin besar tanggung jawab yang diemban dan semakin luas juga kewenangannya. Selain itu, tingkatan manajemen suatu perusahaan juga ditentukan oleh skala bisin dari organisasi yang bersangkutan. Bisnis kecil atau menengah memiliki struktur hierarki yang lebih sederhana dibandingkan perusahaan besar atau multinasional.

    1.  Top Level Management

    Top level manajemen merupakan tingkatan manajemen paling tinggi dalam sebuah organisasi atau biasa disebut level C-suite, yaitu :

        a. Chief Executive Officer

        b. Chief Operational Officer

        c. Chief Financial Officer

        d. Managing Director

        e. President Director

    Manajemen ini menjalankan kepemimpinan konseptual. Seseorang yang bertanggung jawab dalam menentukan perencanaan, strategi, dan kebijakan organisasi. 

    Top level manajemen dipilih oleh para pemegang saham perusahaan dan memiliki tanggung jawab penuh terhadap keseluruhan organisasi yang dipimpinnya. Mereka juga memiliki kewenangan memilih, menempatkan, dan memberhentikan para manajer dibawahnya. 

    Beberapa peran dan tugas dari mereka antara lain :

• Merumuskan tujuan organisasi, yaitu menetapkan apa yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
• Merencanakan kebijakan dan strategi perusahaan, yaitu bagaimana cara perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.
• Mengoptimalkan  seluruh sumber daya organisasi untuk mewujudkan tujuan organisasi.
• Mengarahkan manajemen di tingkat menengah untuk menerapkan kebijakan dan strategi yang telah dirumuskan.
• Menjadi penghubung perusahaan dengan publik, pemerintah, dan media.

      2. Middle Level Management

    Manajemen ini berada di tengah struktur organisasi dan bertanggung jawab kepada top level management. Beberapa posisi dalam middle level management, diantaranya :

        a. Factory Manager

        b. Regional Manager

        c. Division Manager

        d. Head of a Department

        e. Branch Manager

    Jika pimpinan tingkat atas merancang strategi dan kebijakan, maka manajer tingkat menengah  bertugas untuk merealisasikan kebijakan tersebut ke dalam rencana divisi. Sehingga mereka bertanggung jawab mengelola dan mengarahkan manajer tingkat bawah. Manajer tingkat menengah adalah penghubung dan komunikator antara manajemen puncak dengan manjemen bawah. 

    Beberapa peran dan tugas dari mereka antara lain :

• Membantu dan memotivasi manajer tingkat bawah mencapai target bisnis. 
• Memberikan saran dan rekomendasi kepada pimpinan tingkat atas. 
• Memberikan laporan perkembangan operasional depertemen/cabang/divisi kepada pimpinan tingkat atas.
• Mengelola departemen/cabang/divisi sesuai kebijakan dari pimpinan organisasi.
• Mengupayakan pencapaian target departemen dengan mengoptimalkan kontribusi setiap peran yang ada di dalamnya.
• Bekerja sama dengan departemen lain untuk mendukung operasional perusahaan sehari-hari

     3. Lower Level Management 

    Tingkatan manajemen perusahaan ini berada di struktur paling bawah, sehingga tidak membawahi manajer lain. Lower level manager punya wewenang terbatas dan bertanggung jawab kepada manajer tingkat menengah. Untuk menjalankan peran ini, mereka butuh menguasai keterampilan teknis, serta kemampuan dalam memimpin dan mengorganisir pekerja.

    Peran dan tugas dari mereka antara lain :

• Menjaga kualitas produksi atau layanan sesuai standar yang ditetapkan.
• Menyediakan lingkungan kerja yang mendukung dan aman bagi setiap karyawan.
• Memberikan bantuan pemecahan masalah karyawan dalam pekerjaan teknis.
• Menyerap keluhan pekerja dan menyampaikan ke manajemen tingkat menengah, sekaligus memberikan saran dan masukan.
• Memotivasi karyawan dan mendorong kinerja tim lebih baik.
• Menyelesaikan konflik yang muncul antara anggota tim.

    Setiap level manajemen membutuhkan jenis keterampilan berbeda. Semakin tinggi tingkatan manajemen, semakin strategis peran yang dijalankan, sehingga membutuhkan kualifikasi yang lebih tinggi. 

 

    B. PROYEK SISTEM MANAJEMEN

    1. Pengertian Proyek

    Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. 

Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh    :

• Rencana pemerintah. misalnya proyek pembangunan jalan 
• Permintaan pasar. misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru. 
• Dari dalam perusahaan yang bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing. 
• Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan 

Macam-Macam Proyek    :

• Proyek Kapital (Modal). Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru. 
• Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
• Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan.
• Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya.
• Proyek yang berkaitan dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi. 

    2. Manajemen Proyeksi

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulangulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyeksi. 

    Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu.berkomunikasi.dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). 

    Manfaat manajemen proyeksi    :

• Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
• Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
• Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan 
• Mengidentifikasi metode analisa peramalan
• Mengukur prestasi terhadap rencana
• Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
• Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
• Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

    4. Tahapan Dari Proses Perencanaan Sistem

• Mengkaji Tujuan, Perencanaan Strategi dan Taktik Perusahaan

Perencanaan Sistem harus sejalan dengan tujuan (goal) Perusahaan. Ini berarti Perencanaan Sistem harus diarahkan untuk dapat diarahkan merencanakan Sistem Informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya

• Mengidentifikasi Proyek-Proyek Sistem

Proyek Sistem Informasi harus diidentifikasikan terlebih dahulu, untuk mengetahui ruang lingkup dari SI yang dikembangkan, sebagai contoh :

-      Pengendalian Penjualan dan Pemasaran

-      Pengendalian Distribusi

-      Pengendalian Produksi

-      Pengendalian Keuangan

-      Pengendalian Persediaan, dll

• Menetapkan sasaran Proyek-Proyek Sistem

Sasaran dari SI harus konsisten dengan sasaran Perusahaan. Sasaran merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing Proyek Sistem, sebagai Contoh :

-      Proyek SI untuk Pengendalian Penjualan dan Pemasaran mempunyai sasaran 

-      Memberi pelayanan order kepada langganan dengan lebih baik

-      Meningkatkan pangsa pasar 25 % selama setahun

-      Menyediakan laporan Penjualan tepat pada waktunya

• Menetapkan kendala Proyek-Proyek Sistem

Kendala yang ditetapkan adalah :

-      Batasan Dana

-      Batasan waktu

-      Umur ekonomis dari proyek sistem

-      Batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah

-      Batasan Peraturan-peraturan yang berlaku

• Menentukan prioritas Proyek-Proyek Sistem

Menentukan skala prioritas dengan melihat urgensi dari proyek-proyek sistem yang akan dikerjakan

• Membuat laporan Perencanaan Sistem

           Hasil akhir yang tampak dari proses Perencanan Sistem ini adalah berupa laporan Perencanan sistem yang tertulis

•  Meminta Persetujuan Manajemen

Perencanaan Sistem yang dibuat oleh Staff Perencana Sistem akan diperiksa dan disetujui oleh Tim Pengarah yang selanjutnya di bawa ke Pimpinan Pucak untuk dimintakan persetujuannya

 

 

Daftar Pustaka    :

• Dwinda, Anggita. 2020 "3 Tingkatan Manajemen Perusahaan", https://employers.glints.com/id-id/blog/3-tingkatan-manajemen-perusahaan/, diakses pada tanggal 13 November 2022.
• "MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI - hmsifmipauntan.com", https://hmsifmipauntan.com/wp-content/uploads/2019/09/Manajemen-Proyek-Sistem-Informasi.pdf, diakses pada tanggal 13 November 2022
• "System, Analysis, Design, and Implementation", J. G. Burch. Analisa Sistem dan Desain Sistem Informasi,  Jogiyanto.