BAB I KONSEP DASAR

A. Konsep Dasar Sistem

   1. Definisi Sistem  

    Sistem sangat berperan penting bagi manajemen pada semua tingkatan, terutama sistem informasi. Sistem informasi digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan yaitu adanya masukan, pengolahan data dan keluaran. Saat ini sistem dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan. Sistem banyak memberikan manfaat dalam memahami lingkungan sekitar yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi secara bersamaan untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini pun dikemukakan oleh Tata Sutabri bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dengan demikian, konsep dasar suatu sistem dapat dilihat dari 2 pendekatan, yakni:

Gambar 1.1
Pendekatan Konsep Dasar Sistem

    Dua pendekatan ini menunjukkan bahwa setiap sistem terdiri dari struktur sistem dan proses sistem. Struktur sistem adalah komponenkomponen yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem adalah yang menjelaskan tata kerja setiap komponen tersebut untuk mencapai tujuan. Jadi, di dalam suatu sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem dan melakukan suatu fungsi tertentu serta mempengaruhi proses dari sistem secara keseluruhan. Apabila suatu komponen atau suatu subsistem tersebut tidak melakukan fungsinya sesuai sifat dari sistem itu maka kegiatan dari sistem tersebut akan terganggu dan tidak efektif dalam mencapai tujuannya.

    Terdapat dua kelompok ahli yang memberikan definisi sistem dengan penekanan kepada masing-masing pendekatan, satu kelompok menekankan definisi kepada pendekatan prosedur atau proses sistem dan satu kelompok lainnya menekankan kepada pendekatan komponen. Namun, kedua pendapat ini tidak bertentangan hanya cara pendekatan yang digunakan berbeda. Untuk memberikan gambaran, di bawah ini dikutip pengertian sistem dari para pakar dalam Tata Sutabri, sebagai berikut:

• Gordon B. Davis menyatakan, sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan tentang Tuhan, manusia, dan lain sebagainya. Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

• Sedangkan Norman L. Enger menyatakan suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.

    Apabila suatu sistem memiliki sesuatu yang lebih besar maka sistem ini disebut super sistem atau supra sistem. Kalau di gambarkan sebagai berikut :

Gambar 1.2.
Subsistem, Sistem, dan Super Sistem

    Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri dari pengertian sistem terdiri dari berikut ini. 

• Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur atau subsistem-subsistem.
• Subsistem-subsistem tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem itu sendiri. 
• Subsistem saling berhubungan dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan dari sistem. 
• Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.

    2. Karakteristik Sistem

        

        a. Komponen Sistem

        Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

        b. Batas Sistem

    

      Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Batas sistem adalah wilayah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungannya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

        c. Lingkungan Luar Sistem

    

    Lingkungan luar adalah lingkungan di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif atau negatif suatu sistem tersebut. Pengaruh yang positif dapat dipelihara dan dijaga, sedangkan pengaruh negatif harus dikendalikan karena dapat mengganggu sistem.

        d. Penghubung Sistem

        Penghubung adalah media yang menghubungkan atau mengintegrasikan antara satu subsistem ke subsistem yang lainnya menjadi satu kesatuan.

        e. Masukan Sistem

        Masukan adalah serangkaian data (signal input) atau maintenance input dari dalam atau dari luar lingkungan untuk diolah dalam sistem untuk dioperasikan. Contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

        f. Keluaran Sistem

      Keluaran adalah hasil dari proses dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Informasi adalah keluaran yang dihasilkan dari proses.

        g. Pengolah Sistem

        Pengolah merupakan suatu yang merubah masukan menjadi keluaran. Contoh Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan yang diperlukan oleh manajemen.

        

        h. Sasaran Sistem

            

          Sistem yang baik tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai. Sasaran adalah sesuatu yang menjadi target yang ingin dicapai dari suatu sistem. Sasaran yang dicapai dari suatu sistem menentukan masukan yang dibutuhkan. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaran yang telah ditentukan dapat dicapai dengan baik.

Gambar 1.3.
Elemen-Elemen Sistem

    3. Klasifikasi Sistem

        

        Berdasarkan klasifikasi sistem dapat ditinjau dari berbagai segi dan dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu    :

    a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

 

   Sistem abstrak adalah sistem berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, seperti sistem teologia. 

    Sistem fisik adalah sistem yang nyata secara fisik, seperti sistem komputer, sistem akuntansi, sistem informasi

    b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

     Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi secara alami, tidak dibuat oleh manusia, misal sistem perputaran bumi. 

    Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia, misal sistem informasi akuntansi, sistem pendidikan. Apabila sistem dirancang dan dibuat manusia berinteraksi dengan mesin maka disebut humanmachine system.

    c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probabilistic system)

        

     Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan perilaku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antarbagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem sudah dapat diramalkan, misal sistem komputer. 

  Sistem tak tentu adalah sistem di mana kondisi ke depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung teori kemungkinan.

    d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

   Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Namun, sebenarnya tidak ada sistem yang tertutup, yang ada adalah relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. 

    Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

B. KONSEP DASAR INFORMASI

    1. Definisi Data dan Informasi

    Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sedangkan Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Jadi, istilah data dan informasi adalah, data berupa bahan mentah sehingga perlu diolah dan relatif belum memberikan manfaat bagi penggunanya sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui media-media suatu model untuk dihasilkan menjadi suatu informasi yang berguna. 

    2. Siklus Informasi

Sehingga, apabila digambarkan secara sederhana pemrosesan data menjadi informasi dapat dilihat di bawah ini    :

Gambar 1.4.
Pemrosesan Data menjadi Informasi

    Data dapat sangat sederhana, tetapi data juga dapat sangat rumit. Oleh karena itu, data perlu diolah melalui suatu model tertentu untuk menjadi informasi. Informasi akan diterima oleh Pemakai dan Pemakai akan membuat suatu keputusan dan tindakan, hal ini berarti akan menghasilkan tindakan yang lain dan akan menghasilkan data baru yang lain. Data baru akan digunakan kembali oleh Pemakai dan akan menjadi input, selanjutnya akan diolah kembali. Demikian terus sehingga membentuk siklus yang disebut siklus informasi atau siklus pengolahan data. 

    

    Data yang memiliki nilai akan menghasilkan kualitas informasi. Data yang berkualitas harus memenuhi 3 ketentuan, yakni 

        a. Ketelitian Data (precesion)

    Ketelitian data dapat ditentukan oleh kecilnya perbedaan jika observasi yang menghasilkan itu diulangi atau sumber data yang sama digunakan dalam observasi terhadap kasus yang sama

        b. Komparabilitas data (comparability)

 Data yang memiliki standarisasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menyulitkan dalam mengambil suatu keputusan atau tidak menimbulkan keraguan.

         

        c. Validitas data (validity).

 Data yang memiliki kegunaan yang tepat dengan kebutuhan dari suatu tujuan yang ingin pemakai, sebab data yang berkualitas belum tentu valid jika tidak menunjang tujuan pemakai.

    3. Kualitas Informasi

    Fungsi utama dari informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Kualitas informasi akan sangat tergantung kepada 3 hal, yaitu sebagai berikut :

        a. Informasi harus akurat

 

    Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dikarenakan dari sumber informasi sampai ke penerima informasi, kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.

 

        b. Informasi harus tepat pada waktunya 

    Informasi yang dikirim atau diterima tidak boleh terlambat diterima si penerima, sebab informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Apalagi jika informasi tersebut merupakan dasar untuk dijadikan dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatal bagi suatu organisasi.

 

c. Informasi harus relevan

 

    Informasi harus memiliki manfaat bagi pemakainya dan relevansi informasi bagi setiap orang akan berbeda.  

     4. Nilai Informasi

a. Manfaat dari informasai tersebut

      Nilai dari suatu informasi dilihat dari bermanfaat atau tidaknya untuk membuat keputusan. Pengguna informasi adalah pembuat keputusan. Dia akan menentukan apa yang akan diputuskan atau dilakukan setelah mendapatkan informasi, dan karenanya dia membutuhkan informasi yang bernilai.

 b. Biaya untuk mendapatkan informasi  

      Seperti yang dijelaskan diatas, nilai sebuah informasi akan bertambah jika pengguna informasi merasa membutuhkan sebuah informasi tersebut. Dan biaya yang dikeluarkan oleh pengguna informasi akan lebih tinggi sebesar nilai dari informasi tersebut. 

 

 C. Konsep Dasar Sistem Informasi

    1. Definisi Sistem Informasi

    Beberapa pakar mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut :

•     Sistem informasi menurut Tata Sutabri adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 
•     Menurut Jogiyanto, sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. 
•     Kenneth C. Laudon, mendefinisikan sistem informasi secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, serta mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan produkproduk baru

    2.  Komponen-Komponen Sistem Informasi

    Sistem informasi terdiri dari komponen­-komponen yang  disebut blok  bangunan, yang  terdiri dari  komponen input, komponen model, komponen output, komponen  teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen  kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu  kesatuan untuk mencapai sasaran.

        a. Komponen input 

    Input mewakili data  yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode  dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan, yang  dapat berupa  dokumendokumen dasar.

 

        b. Komponen model 

    Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan  memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yag  sudah  ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

 

        c.  Komponen output 

    Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan  dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

 

        d. Komponen teknologi 

    Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk  menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan  mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.  

 

         e. Komponen hardware 

    Hardware berperan penting sebagai suatu media  penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan  sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari  sistem informasi. 

 

         f. Komponen software 

    

   Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data  yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

 

        g. Komponen basis data 

    Basis data (database)  merupakan  kumpulan data  yang saling  berkaitan dan berhubungan  satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat  lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan  penyediaan informasi lebih  lanjut. Data  di dalam basis data  perlu  diorganisasikan  sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang  baik  juga  berguna  untuk  efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data  diakses atau  dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS  (Database  Management System).

 

        h. Komponen kontrol 

 

    Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu  sendiri, ketidak  efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk  meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.   

 

Daftar Pustaka

- Kusnendi. "Modul 1 Konsep Dasar Sistem Informasi"

- Priyanto, Ida F. 2013. "Nilai Informasi" dalam Berkala Informasi dan Perpustakaan.

-  Magaline, Ferdinand, Billy Mahamdu, Edwin Ho. "Jurnal Sistem Informasi"